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ビジネスメールは結論→理由→意見→少数意見の順番で書くのがルール

ビジネスメールは結論→理由→意見→少数意見の順番で書くのがルール

ビジネスの場におけるコミュニケーション手段として、Eメールは重要な位置を占めています。

コミュニケーションの手段としてはEメールのほか、紙のメール(手紙)、電話、顔を合わせての面談などがあります。なかにはFaceTimeやSkypeのテレビ電話機能をビジネスの場において活用している企業もあると聞いています。しかし、Eメールに費やす時間は最も多いだろうというのが私の実感です。

ビジネスメールの書き方にはルールがあります。こちらの言いたいことを熱心にEメールにしたためたとしても、ルールを逸脱してしまっては、空回りになってしまいます。このビジネスメールの書き方ルールを、いまいちど確認したいと思います。

ビジネスメールの書き方のルール:結論→理由→意見→少数意見の順番で書くこと

これがルールです。

メールの第1パート

メールの第1パートは「結論」です。メールの本文において、まっさきに書かれるべきは結論です。書き手のイイタイコトをはじめに書きます。結論は明確でなければなりません。ビジネスの現場はタイムイズマネーです。時間をかけて読んでもらえるなどという甘い期待は抱くのはやめて、単刀直入にズバッと結論から書きます。理由や状況を先に書きたくなる誘惑に駆られる人もいるかもしれませんが、これは後回しです。もしこの「結論」が受手側に関係がなければ、受手はそこから先を読まなくて済みます。結論がビジネスメールの最重要箇所です。

メールの第2パート

メールの第2パートは「理由」です。「結論」に続いて「理由」を書きます。最初に提示された結論を支えるものがこの理由のパートです。理由を書くことによって結論に説得力を持たせることができます。詳細な説明などを書き、具体的に理由を展開します。いかに結論が明確に書かれたとしても、その結論に至った理由や根拠があやふやであっては読み手を納得させることができません。正確な事実認識に基づき、理路整然と理由を述べます。

メールの第3パート

メールの第3パートは「意見」です。結論、理由の次に意見を書きます。個人の意見、推測を付け加えます。「理由」と「意見」ははっきり分けられなければなりません。

メールの第4パート

メールの第4パートは「少数意見」です。結論、理由、意見の次に少数意見を書きます。私たちのビジネスの現場では往々にして複雑な事象が絡み合っていることが多いと思います。最大限努力して理由や意見を明確にしたとしても、もしかしたら知り得る以上のことが関わってくることもよく割ります。違った見方を付け加えるものとして、反対意見、補足意見を付け加えるならばここです。しかし重要度は低いです。

さてここで、○○工業株式会社に勤務する社員Aくんが「iPhone 5sを全社的に導入したい」という要望を情報システム部の部長へメールを書くと仮定しましょう。

悪いビジネスメール例

件名:iphoneの件
本文:
X部長

iphoneの件です。いまiphoneがとても人気ですから、業務に役に立つ気がします。ぜひ全社的に導入してほしいです。費用は実質ゼロ円だそうですから、無料で導入できるみたいです。なんのリスクもありません。iphoneを使って経費精算に役立てたいイメージです。

ところでiphone用のケーブルとして、マイクロUSBケーブルを人数分購入しておきました。100円ショップで買ったのでとても安かったです。はやくiphoneがほしいです。。。まあ、アンドロイドのほうも使えないわけではないですけど。

よろしくお願いします。

もし私がX部長だったら、Aくんは明日からパソナルーム行きです。

よいビジネスメール例

件名:iPhone 5sの全社的な導入による経費精算コスト削減の件
本文:
X部長

先日口頭でお話しさせて頂いたiPhone 5sの件です。

今週火曜日、情報システム部門のBさんと話し合い、iPhone 5sを全社的に導入することで経費精算にかかるコストを毎月10万円削減できるということを確認しました。ついてはiPhone 5s導入にかかる決済をX部長に賜りたくご連絡差し上げます。

我が社においては経費精算事務が煩雑であるということが長年の懸案でした。iPhone の経費管理アプリ「iXpenseIt」を導入すれば、経費精算業務を円滑に進めることができ、全社員の1営業日は省力化できるという試算を得ました。さらにコンサルティング会社Cの協力を得て、経理処理をインドにアウトソースすることを計画しています。iPhone導入費用は毎月の約10万円です(一人5000円/月との試算に基づく)が、アウトソースにより毎月20万円のコスト削減を見込んでおり、結果として毎月10万円のコスト削減を見込んでいます。

iPhone 5s はAppleの最新の携帯電話です。我が社の社員がこの携帯電話に触れることにより、経費精算事務はもとより、社員のITリテラシーの期待向上が期待されます。iPhone 5sの導入がITに疎い社員が多い我が社の意識改革のきっかけになることを私は希望しています。

これは懸念点ですが、iPhone 5sはゲームをインストールすることができます。仕事をせずにゲームに熱中してしまう社員がでてくるかもしれません。この点については、情報システム部門がアプリのインストールをコントロールすると内々に了承を得ています。

以上、iPhone 5s導入にかかる決済について、X部長のご判断を賜りたくよろしくお願いいたします。

総務部総務課 社員A

もし私がX部長だったら、すぐにハンコを押します笑

このビジネスメールのルール「結論→理由→意見→少数意見」は、私が若い頃、弁護士の名取勝也先生から直々に教えて頂いたのでした。

20131204nt
弁護士:名取勝也先生

名取先生は、1995年から1997年までAppleコンピュータ株式会社 法務・渉外本部長としてご活躍されたので、Appleファンのかたにはご記憶の方もいらっしゃるのではないかと思います。

Sohはこう思う (^ー゜)

ビジネスメールには作法があります。とくに若いビジネスパーソンは結論から述べることを覚えてくださいね。とくに仕事でまずい状況に陥ったときほど、言い訳をするための理由を先に言いがちですが、常に結論から述べることが肝要です。

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